Dokumentationsarchiv

Re(5): werd mich am WE mal hinsetzen

hellbringer — Tue, 26 Feb 2013 21:04:51 GMT

(QS, Freigabe, Kommentierung, Standardvorlagen, CI-Vorgaben...). Und dort
versagt Sharepoint regelmäßig.

Inwiefern?

werd mich am WE mal hinsetzen

x33o — Mon, 25 Feb 2013 00:38:29 GMT

.. wie versprochen:

https://forum.geizhals.at/t818046,7013857.html#7013857

Danke für Deine umfassende Info.
Kannst mal Link schicken,was ihr so baut (als PM)?

Ich fürchte nur a ECM is overkill und so eine minilösung wie ich gern haette gibts nicht.
Also müssten wir wieder irgendwas customizen ..

alles a Dreck! ))

werd mich am WE mal hinsetzen

x33o — Mon, 25 Feb 2013 00:36:26 GMT

..wie versprochen:
https://forum.geizhals.at/t818046,7013857.html#7013857

Beim Sharepoint wäre die Frage, wie man das Login regelt.
Siehe Post oben, jeder Zulieferer und Kunde bekommt login und eine Satz Rechte damit er lesen oder schreiben kann. Kann ich mit Sharepoint das Zugangssystem einfach regeln oder ist es eher schwierig?

Falls Du noch Vorschläge hast, bin ganz Ohr..

Dokumentationsarchiv - ReChecked

x33o — Mon, 25 Feb 2013 00:32:59 GMT

.. dann hba ich nochmal nachgeschaut. Wir verwenden aktuell:
http://www.procad.de/pro-file-ist-eine-fuehrende-pdm-plm-und-dms-loesung/
(bitte auf pro.file klicken for more info)

Vermutlich wirds mit Customizing gehen können, dieses DMS in ein Archiv umzubiegen.
Vermutlich wird eh kein Archivsystem geben, ohne dass man es customizen muss.
Cereal ..kannst mal Link zu Deiner Firma via PM schicken?

Ich arbeite für einen Maschinenbauer.
Dabei leg ich für Kunden Dokumente auf einem Server ab.

Der Kunde soll über seine Kundennummer sich auf dem Server einloggen koennen und seine Projekte sehen und alles runterladen koennen (Leserechte).

Zugleich gibts ab 2014 nen Gesetz, dass uns zwingt Zertifikate vom Zulieferer anzufordern und den Kundenprojekten beizustellen. Meine Idee war, der Zulieferer kann sich über seine Zulieferernummer einloggen und seine Zertifikate dem Projekt in einem extra-Ordner ablegen.

Wäre cool wenn die Rechtesteuerung es möglich macht, Rechte zu vererben.
Damit muss bei jedem nueen Projekt eines Zulieferers oder Kunden nix angepasst werden.
Projektnummer aendert sich, aber Verzeichnisse und Zugriffsrechte sind identisch.
Minimiert unseren Adminaufwand.
(Was das für Auwand ist,wenn manuell kommt .. na danke

PDF/A und Revisionhistory wäre vorteilhaft, damit wir den Server aucvh als Archiv nutzen koennen.
Papierarchiv ade!

.. und wenn man sich das mal so anschaut ist der gewünschte Funktionsumfang eher sehr gering im Gegensatz zu vollstaendigen ECM-Lösung oder zu Sharepoint.
Ich würd aber auch gar nicht mehr haben wollen, weil mehr Funktionen macht nur mehr Adminaufwand und ich wüsste leider nicht, was mir ein ECM an dieser Stelle mit den vielen Funktionen bringen würde

Naja .. da muss i wohl mal schauen gehen..

Re(5): werd mich am WE mal hinsetzen

Cereal_Poster — Fri, 22 Feb 2013 23:00:53 GMT

Ich muss aber dazu sagen, dass ich Sharepoint eigentlich nur vom Namen her kenne und ich damit bisher nie was gemacht habe. Und interessanterweise ist bei unseren Kunden Sharepoint nie wirklich eine "Konkurrenz", weil es einfach offenbar nicht das kann, was ein ausgewachsenes ECM System kann.

Re(5): werd mich am WE mal hinsetzen

Cereal_Poster — Fri, 22 Feb 2013 22:57:34 GMT

Yep, Workflow ist dann ja doch ein wichtiger Bestandteil von ECM. Wobei grade Records Management inzwischen dann für die Kunden, so hab ich den Eindruck, bin aber kein Consultant, immer zentraler wird. Das klassische "Archiv" tritt lange schon in den Hintergrund und es geht wirklich mehr um "lebende" Dokumente und eben die Bearbeitung davon. Und das natürlich dann in recht heterogenen Umfeldern.

Re(4): werd mich am WE mal hinsetzen

Paulas_Papa — Fri, 22 Feb 2013 22:41:45 GMT

Die Sachen, die du nennst (Versionierungen, Records (Ordner), Rechteverwaltung und Ablage als PDF/A), deckt das blöde Sharpoint locker ab.

Ihr verwendet aber vermutlich auch die Prozess- und Workflowfunktionen, die ein gutes ECM bietet (QS, Freigabe, Kommentierung, Standardvorlagen, CI-Vorgaben...). Und dort versagt Sharepoint regelmäßig.

mfg
lukas

Re(3): werd mich am WE mal hinsetzen

Cereal_Poster — Fri, 22 Feb 2013 22:30:11 GMT

Für mich ist das einfach ein klassischer Anwendungsfall von einem ECM System. Besonders eben mit Versionierungen, Records (Ordner), Rechteverwaltung und Ablage als PDF/A. Das sind halt im Endeffekt Projekte, wie sie eigentlich unser täglich Brot sind. Wobei sowas dann eher nur ein Teil einer gesamten ECM Strategie ist.

Re(2): werd mich am WE mal hinsetzen

Paulas_Papa — Fri, 22 Feb 2013 22:07:10 GMT

Witzig, habe auch sofort beide hier genannten Vorschläge vor Augen gehabt.

Sharepoint oder ein CMS / ECM.

Wenn sie sehr "eingefahrene" Prozesse im Haus haben, würde ich zu Sharepoint tendieren und dieses nur als weiteren "Zugriffskanal" verwenden - quasi außen dranpicken.

Wenn sie den Erstellungsprozess der Dokumente umgestalten wollen, wäre CMS mein Rat.

Wäre ein durchaus spannendes Beratungsprojekt.

mfg
lukas

Re: werd mich am WE mal hinsetzen

Cereal_Poster — Fri, 22 Feb 2013 08:10:43 GMT

Mach das.
Ich sag mal, sowas ist mit Sicherheit in einem ECM System zu verwirklichen. Und wenn ihr sowas sowieso schon im Haus habt, dann müsste das durchaus darin (ich kenne jetzt die Mitbewerberprodukte nicht genau, bin zum Glück nicht im Vertrieb *g*) umsetzbar sein.
Bezügl. externer Zugang: Das haben wir bei mehreren Kunden implementiert, da wir sowohl einen normalen Client als eben auch einen Webclient (der die volle Funktionalität bietet) haben. Der Rest ist dann nur noch eine Sache der Netzwerktruppe, dass die externe Zugriffe richtig routen und absichern. Mit dem Rechtesystem vom ECM System kannst du dann ja sowieso den Zugriff auf die Dokumente/Dokumentklassen reglementieren und den Externen nur Zugriff auf gewisse Dokumente gewähren.

werd mich am WE mal hinsetzen

x33o — Fri, 22 Feb 2013 07:44:17 GMT

.. und Dir was schreiben.

An sich haben wir wohl ein ECM, die Nutzung ist iinteressant und die Frage nach dem Zugang für externe Clients ist übrigens auch eine interessante Frage.

Re: Dokumentationsarchiv

Cereal_Poster — Thu, 21 Feb 2013 20:11:07 GMT

Was du suchst ist eigentlich ein ECM System.

- möglichst Standard-Software ( weniger firmenspezifische Anpassung - weniger spätere Aufwendungen für Softwarepflege)

Bei kleinen ECM Herstellern sicher möglich. Bei den Big Playern wird eher viel an den Kunden gecustomized.

- Dokumentation im PDF/A-Format ablegen

PDF/A ist inzwischen Standard bei ECM Systemen.

- Ablegen der Dokumente via Drag&Drop ( komplette Ordnerstruktur ablegen -
wichtig für Anlagendokumentationen )

Könnte man auch mit Records Management (Akten) machen.

- Revisionsverfolgung ( wenn ein Dokument nachträglich augetauscht werden muss)

Ist Standard in ECM Systemen und auch gesetzlich vorgeschrieben.

- interner Zugriff auf Daten

Naja, eh klar. Wozu sollte man sie sonst ablegen?

- externer Zugriff auf Daten (Kunde meldet sich über seine Kundennummer und sein Passwort an)

Geht einfach mit Webclient.

- Rechtverwaltung steuert den Zugriff auf die Ordner im Archiv (Kunde sieht
nur "seine" Ordner)

Ist auch Standard bei ECM Systemen.

Von was für einem Dokumentenaufkommen reden wir denn da? Und wieviele User? Nur um mal überhaupt abschätzen zu können, von welcher Größenordnung wir hier reden.

Re: Dokumentationsarchiv

elchupacabre — Thu, 21 Feb 2013 13:30:12 GMT

Share Point

Re: Dokumentationsarchiv

hellbringer — Thu, 21 Feb 2013 13:24:19 GMT

SharePoint?

http://www.microsoft.com/de-at/office365/sharepoint-online.aspx

Dokumentationsarchiv

x33o — Thu, 21 Feb 2013 12:47:21 GMT

Weil ich aktuell keine interessante Software finde, wollte ich nur nachfragen, ob jemand von Euch Software zu Lösung des folgenden Problems kennt.
Mir würden ja schon Verweise an Hersteller reichen. Alles was ich aktuell finden kann, war nicht zielführend.

Wir speichern unsere Dokumentationen momentan einfach als PDF-Version auf einem Speicherplatz auf unserem Server.
Intern ist die Lösung vollkommen ausreichend.

Allerdings haben wir auch immer öfter die Anforderung eine Dokumentation an einen Kunden nachzuliefern. Da wir aber keinen Zugriff auf unsere internen Server gewähren, entstehen uns daraus immer Mehraufwände.

Daher suchen wir ein Archiv-System mit folgenden Anforderungen:

- möglichst Standard-Software ( weniger firmenspezifische Anpassung - weniger spätere Aufwendungen für Softwarepflege)
- Dokumentation im PDF/A-Format ablegen
- Ablegen der Dokumente via Drag&Drop ( komplette Ordnerstruktur ablegen - wichtig für Anlagendokumentationen )
- Revisionsverfolgung ( wenn ein Dokument nachträglich augetauscht werden muss )
- interner Zugriff auf Daten
- externer Zugriff auf Daten (Kunde meldet sich über seine Kundennummer und sein Passwort an)
- Rechtverwaltung steuert den Zugriff auf die Ordner im Archiv (Kunde sieht nur "seine" Ordner)